ビジネスシーンで文書作成に欠かせない地位となった言語生成AI。
代表的なものが「Chat-GPT」「Googleジェミニ」だったり。
メール文面の作成で「たたき台」をつくるときに便利な道具になっています。

その延長で「お詫びメール」「お祈りメール」も、AIに作っていただきましょう。
中には「AIに作ってもらおう、とは心がこもっていない！」とご意見の方もいらっしゃるでしょう。
しかし、お詫びメールの文面を最初から作成するのは、気持ちや考えがあまり積極的にならないので思いのほかエネルギーを消耗します。
だったら、お詫びの程度をAIで調整しながらサクッと作ったほうが気持ちも早く切り替わるものです。

パソコン以前の時代は、お詫び文などは「文例集」が販売されていて、その文面を書き写しながら場面に応じた言葉にアレンジして謝罪文をつくっていた時代もありました。
この「文例集」、一介のサラリーマンが個人的に購入しよう、とは思えないほど高額だったと記憶しています。

文例に頼るか、AIに頼るか、の差があるだけで、やっていることは変わりません。
AIは、リクエストに近い文面を作成してくれるので、どんどん活用しましょう。

 

言語生成AIを使って「お詫び文」をつくるときは、最初のプロンプトで言いたいこと、言いたくないこと、思いのたけを入力します。
そして、最後の行に「これらの思いを反映したお詫びのメールを作成してください」と
入力して送信すると、いい感じのお詫び文を作成してくれます。

先方様への愚痴や悪口を入力したとしても、いい感じで取り除いて文面には反映されないようにしてくれます。

ただ、会社名や個人名など機密対象や個人情報を入力してはいけません。
商品名やサービス名なども特定されない、例えば「Aサービス」などと、名前を入れ替えて入力しましょう