個人事業主さんでも大企業でも、代表や社長さんが事務をする机がある、と思います。
形は事務机だったり、テーブルの一部のスペースだったりしますが決まった事務スペースがあるでしょう。
1人で事務までしている場合、そこには仕事関係の書類が積まれている場合が多いです。
その様子を見ると、そこの会社の事務レベルがだいたい推測できてしまいます。
書類資料が来た瞬間に対応方針を決め、処置をして資料を保管場所にしまう、ということが毎日毎時間できていれば、書類の山のような光景にはなりません。
1か月に1回くらいは事務机の掃除のついでに全てを片付けましょう。
資料整理は
・経理関係書類（レシート・領収書、カード明細、支払済請求書、取引先さまからの内訳表など）
・従業員がいれば人事労務書類（年金事務所、ハローワークなどからの案内）
・取引先さまも含むDM、イベント案内チラシ
・その他案内、依頼対応文書類
くらいに分けて、届いた日付順に、下から上へ重ね、2穴パンチで穴あけファイルに綴る。
だいたいこの程度で眼の前の資料はなくなります。
何なら、上記の「経理関係」「それ以外」で分けてもよいくらいです。
事務員さんがいるところは、このあたりは行き届いていることが多いです。
ただ、規模の割に資料整理が細かすぎる、きれいすぎるところもあります。
仕事としては尊いことですが、会社としては費用の無駄遣いにつながります。
起業した社長さん、個人事業主さんは、書類整理が苦手な方が多いように思います。
特に経理書類は確定申告や年次決算に備えて、見た目が紙片であっても捨てられないものがいくらかあります。
昨今は「電子帳簿保存法」の施行により、書類だけでなくメールによるやり取りもうっかり削除することができない時代になりました。
従業員がいる会社では、社長さんの机の上の資料の積み重なり具合によって会社全体の整理整頓のレベルがわかってしまいます。
事務員さん任せにして、他メンバーが会社の書類がどこにあるかを全く把握していない様子も「この会社は仕事を放任するタイプなんだな」と見透かされてしまいます。
「神は細部に宿る」といいます。
率先垂範は社長さん、代表さんの身の回りからすすめましょう。
